Come creare un sommario con Word

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Quando si decide di fare una pubblicazione testuale con qualsiasi editor di testo, diviene quasi obbligatorio fornirla di un sommario qualora è molto lunga. Oggi vedremo come utilizzare l’edito di testo Microsoft Word per creare automaticamente un sommario dei nostri documenti. Solitamente questo elemento va posto all’inizio del documento per una consultazione rapida.

L’uso del sommario non è utile solo però in documenti lunghissimi, ma anche quando i documenti sono brevi ma suddivisi in molti paragrafi. In redazione abbiamo utilizzato Microsoft Word 2007 presente nel pacchetto Standard di Office.

Come prerequisito essenziale, occorre aver usato gli “Stili di Testo” durante la stesura del nostro documento. Gli stili sono quelli che si trovano nella barra superiore sulla destra con diciture “Normale”, “Titolo n”, “Enfasi”, ecc. Questa gerarchia (numerica dei titoli) sarà in pratica utilizzata per la corretta stesura del nostro sommario.

Ma veniamo alla creazione. Spostiamo il nostro cursore nel punto esatto in cui vogliamo che compaia il nostro Sommario. Adesso in alto sulla barra dei menu, clicchiamo sulla scheda “Riferimenti”. Qui, sulla sinistra troveremo il gruppo delle opzioni per il sommario e noi cliccheremo su “Sommario”. Ci verrà proposto un menu con delle scelte di sommario auto generato, ma noi possiamo andare sulla voce “Inserisci sommario”, così da avere la possibilità di modificare determinate impostazioni.

Qui possiamo scegliere i “Formati”, i livelli di dettaglio da mostrare in “Mostra livelli” e la formattazione preferita del nostro sommario.
Una volta fatto OK e dopo l’avvenuto inserimento del sommario, possiamo cliccare tranquillamente tenendo premuto il tasto CTRL su una voce e vedremo che saremo trasferiti direttamente al punto di nostro interesse.

Il sommario non è fisso una volta che è stato inserito, ma può essere aggiornato dinamicamente a nostro piacimento quando andiamo ad inserire un nuovo paragrafo. Infatti, ci basterà selezionare un punto nel nostro sommario a caso (dove vediamo che le voci dello stesso diventano di colore grigio scuro) e cliccare con il tasto destro sopra facendo “Aggiorna sommario”.

La possibilità che ci viene offerta è quella di aggiornare il sommario solo con i riferimenti di pagina (non abbiamo aggiunto nuovi paragrafi, ma del testo che ha cambiato l’ordine delle nostre pagine) oppure l’opzione di “Aggiorna intero documento” che ci permetterà di aggiornare tutto il sommario, come se l’avessimo fatto ex novo.

Questa opportunità offerta da Microsoft Word è stata inserita già nella versione 2003 del software proprio perché l’utilizzo del software per la stesura di lunghi testi è aumentata nel tempo con conseguente necessità di introduzione.

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