Creare categorie di messaggi Outlook

Corpo dell'articolo: Creare categorie di messaggi Outlook

Oggi vedremo come è possibile ottimizzare la posta elettronica con Microsoft Outlook facendo dei piccoli accorgimenti e configurando le opzioni delle categorie per distinguere a colpo d’occhio le nostre e-mail.

Come ben sappiamo, il software della Microsoft che fa parte del pacchetto di Office, è un client mail tra i più utilizzati nel mondo del business, proprio perché oltre a gestire la posta elettronica è una buona agenda personale e lavorativa. Ma veniamo alla fase operativa. Si comunica che per la realizzazione di questo tutorial in redazione, abbiamo utilizzato Microsoft Outlook 2007.
Apriamo il nostro software dal menu di avvio e selezioniamo i messaggi presenti nella cartella di “Posta in Arrivo” ai quali vogliamo dare una categoria. Possiamo effettuare la selezioni a messaggi alterni premendo il tasto CTRL oppure, una selezione di messaggi continui semplicemente cliccando sul pulsante maiuscolo (la freccia verso l’alto) e selezionando i messaggi in capo ed in coda.

Una volta selezionati i messaggi, facciamo click con il tasto destro sulla selezione e poi su “Categorizza”. Qui possiamo cliccare su un colore preesistente e dare un nome di nostro interesse, oppure creare nuove categorie con colori personalizzati facendo click semplicemente su “Tutte le categorie”.

Le categorie possono essere assegnate elemento per elemento oppure utilizzando una combinazione di tasti per la selezione così da ottenere un risultato più rapido. Sulla barra degli strumenti, noteremo che è presente anche un tasto “Categorizza”, che è una scorciatoia rapida per dare la categoria ad un messaggio e che contiene sempre le ultime 15 categorie di nostro interesse utilizzate più spesso.

La visualizzazione delle restanti è sempre con il solito comando “Tutte le categorie”. Quindi, a lavoro terminato, noteremo che è comparso un nuovo riquadro di ricerca tra i filtri, che si chiama “Posta Categorizzata”. Qui possiamo andare a filtrare le nostre ricerche per categoria, tal da rendere più agevole il nostro lavoro.

Il processo di categorizzazione però non è sempre così macchinoso, abbiamo infatti la possibilità di utilizzare la funzione anche senza creare categorie a monte, ma semplicemente utilizzandole all’occorrenza. Un esempio molto pratico è quello della selezione del singolo messaggio (il primo della categoria in questo caso) ed il click successivo sul tasto di scelta rapida nella barra degli strumenti di “Categorie”.

Qui, una volta scelto il colore, il nome della categoria diverrà scrivibile all’occorrenza e quindi potremmo impostarla così al momento senza macchinosi utilizzi di altre applicazioni preliminari. Consideriamo che questa seconda metodica permette l’inserimento di nuove categorie ma non la modifica di quelle già stabilite.

Ti è piaciuto questo articolo? Potresti iscriverti al nostro feed (i Feed ti consentono di ricevere i nostri articoli sul tuo computer, gratis!) o lasciare un commento qui sotto.

Altri articoli che potrebbero interessarti:

• Configurare Outlook Express per l’utilizzo della nostra posta elettronica
  Configurare outlook express in modo da gestire la nostra posta elettronica è un enorme vantaggio in quanto possiamo spedire e ricevere le email direttamente sul client di posta elettronica, così facendo non dovremo più collegarci al sito del nostro fornitore del servizio email per leggere e invi...
• Guida Geek: Tenere sempre attivo Outlook Express nella tray icon
  Se siamo degli utilizzatori assidui della posta elettronica, e in particolare del client email più conosciuto e famoso al mondo, Outlook Express, sapremo benissimo uno dei difetti principali di questo programma, ovvero l’impossibilità di ridurlo ad icona, o per meglio dire l’impossibilità di tog...
• E-mail al sicuro con Mailstore
  Le nostre caselle e-mail sono utilizzate giornalmente per comunicare con i nostri amici, con i colleghi di lavoro e con altre centinaia di persone. A lungo andare lo spazio della casella mail può diventare davvero poco, ma continuiamo a non cancellare i messaggi, perché non vogliamo eliminarli ...
• Invio di fax gratuitamente in tutta Italia
  Spesso può capitarci di dover inviare un fax ad un’azienda, ad esempio il nostro curriculum, oppure alcuni documenti firmati, e qualsiasi altro importante documento impossibile da inviare tramite email. In questi casi, se non abbiamo un fax sopra la nostra scrivania, ci recheremmo ad esempio in ...
• Creare gratuitamente un indirizzo e-mail
  Oggi si sente parlare praticamente ogni giorno di posta elettronica, velocemente e gratuitamente possiamo mandare delle vere e proprie lettere elettroniche in tutto il mondo, ed avere la certezza che tutte giungano a destinazione senza paura di perdite postali. Questa guida vi spiegherà come ...