Netiquette eMail: Consigli e truccheti per inviare mail al meglio

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Quante e-mail al giorno inviamo? E soprattutto quante ne inviamo senza saperlo? Un esempio del genere sono tutti gli avvertimenti che ad esempio i siti di social networking smistano ai nostri amici per comunicare che è giunto un messaggio privato, o ancora le e-mail delle liste di distribuzioni o delle newsletter alle quali siamo iscritti.

Fatto sta che grazie alla gratuità di questo mezzo di informazione, il supporto e-mail è ormai diffuso all’ennesima potenza… forse anche troppo, al punto che si vengono a creare brutte situazioni di incontri indesiderati con spammers ed informazioni ridondanti che bombardano la nostra casella di posta.

Ma se è vero che ciò ci può dare fastidio, cerchiamo di fare in modo che noi stessi, quando inviamo una e-mail, questa venga presa “dal verso buono” sia dall’utente che la riceve che dagli spam bot installati sulle caselle di posta elettronica. Vediamo di seguito, quindi, alcune semplici regole che è comodo rispettare per la netiquette e soprattutto per evitare che i nostri messaggi siano direttamente cestinati nella cartella spam dal gestore della posta.

Come prima cosa, parliamo di allegati. Gli allegati testuali, sono molto comodi quando si tratta di dover fare delle lunghe comunicazioni che sarebbero pesanti da leggere nel corpo del messaggio.

I formati più comuni e soprattutto riconosciuti dalle caselle di posta elettronica come “buoni”, sono il .pdf, il .doc ed il .rtf. Ultimamente sta cominciando a diffondersi anche il formato .odf, nativo del software Writer di OpenOffice.org. Quando si allega un file dei suddetti è utile scrivere nel corpo del messaggio che software di visualizzazione utilizzare.

Per gli allegati fotografici, si consiglia di evitare i formati gigantografia e rimpicciolire all’occorrenza le immagini in un formato massimo di 1024 x 768 pixel (ottimale 800 x 600 pixel). Qualora il file sia davvero troppo grande e si necessita di trasferirlo così com’è lo possiamo comprimere nel formato comune di .zip per riuscire a comprimerli in una dimensione di 1,5 Mb.

L’errore più grande da evitare è sicuramente l’invio di catene di Sant’Antonio, che rende il proprio indirizzo e-mail di semplice censura da parte degli altri utenti. Nota particolare è quella di evitare di inviarle ad indirizzi lavorativi, proprio per non farsi riconoscere dagli spam bot e rischiare di non poter più comunicare ufficialmente con l’utente.

Ultima regola è quella di installare un potente antivirus che controlli gli allegati della posta elettronica per evitare che questi siano infetti di malware e trojan che possono infettare il nostro PC.

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